Smart-Azienda è un portale in cloud per la gestione dei documenti sulla SALUTE e SICUREZZA nei luoghi di LAVORO della tua azienda.
Permette di gestire tutti gli adempimenti previsti dal Testo Unico sulla Salute e Sicurezza sul Lavoro in modo automatico e funzionale.
MODULI E FUNZIONALITÀ DEL PORTALE
Il portale si divide in:
La propria Azienda da dove è possibile archiviare tutti i documenti della sicurezza e i documenti inerenti ai lavoratori, agli impianti, agli automezzi, alle attrezzature, agli utensili da lavoro, alle schede di sicurezza, ai fornitori, ecc.; e le proprie Sedi, da dove è possibile gestire ogni singola sede come un’azienda distinta. È possibile, inoltre, assegnare i vari Utenti alle singole Sedi in modo da limitare la visione e le funzionalità del portale per ogni singolo Utente.
CRUSCOTTO
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Raggruppa in un’unica vista tutti i “cartellini” dai quali
è possibile gestire la propria azienda.
✓ Cartellino Documenti Aziendali – tutta la documentazione inerente all’azienda
✓ Cartellino Personale – inserimento e gestione dei lavoratori
✓ Cartellino Impianti – creazione e gestione di macchinari o linee produttive, es.: centrale termica, condizionamento, ecc.
✓ Cartellino Automezzi – inserimento e gestione del parco automezzi dell’azienda
✓ Cartellino Attrezzature – gestione di tutti i mezzi di lavoro non targati
✓ Cartellino Utensili da Lavoro – gestione degli utensili di lavoro
✓ Cartellino Schede di Sicurezza – gestione delle schede di sicurezza dei vari prodotti
SCADENZARIO:
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Permettere di raggruppare in unico punto le varie
scadenze registrate sui singoli documenti.
✓ Controllo dei tuoi documenti aziendali “scaduti” ed “in scadenza”
✓ Attraverso il calendario è possibile gestire, controllare e visionare i documenti “scaduti” ed “in scadenza”
✓ Esportazione di informazioni utili
✓ Possibilità di pianificazione di attività future
✓ Controllo dei documenti “scaduti” ed “in scadenza” per tutti i tuoi FORNITORI
COMUNICAZIONI
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Invii ciclici via e-mail, di resoconti sullo stato dei documenti.
✓ Gestione invio mail con resoconti dello stato dei documenti
✓ Gestione invii per sede
✓ Possibilità di gestire gli invii per singolo utente
✓ Personalizzazione dei moduli di resoconto che l’utente vuole ricevere
✓ Personalizzazione della frequenza in cui ricevere il resoconto
MANUTENZIONI
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Manutenzioni e gestione degli interventi.
✓ Gestione delle manutenzioni su: automezzi, attrezzature, utensili da lavoro e impianti
✓ Gestione degli interventi per ogni manutenzione
✓ Assegnazione di tecnico manutentore interno o esterno all’azienda
✓ Invio di alert per avvisare sulla prossima scadenza in arrivo
✓ Creazione di manutenzioni ripetitive
✓ Salvataggio dello storico degli interventi eseguiti
FORNITORI
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Questa sezione permette di creare l’anagrafica di un nuovo fornitore e gestire l’invio allo stesso delle credenziali di accesso al suo portale. Una volta che il fornitore è stato attivato potrà caricare i suoi documenti all’interno del portale per essere poi validato.
✓ Creazione di nuovi fornitori
✓ Creazione ed invio di credenziali di accesso al portale al fornitore
✓ Inserimento dei documenti da parte del fornitore
✓ Validazione dei documenti e del fornitore
✓ Gestione scadenze e comunicazioni di ogni singolo fornitore
QUALIFICA DEL FORNITORE
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Tramite questa funzione è possibile gestire vari report legati alla sensibilità del fornitore in materia di Salute e Sicurezza. È possibile valutare tramite un grafico statistico quanti documenti sono validi/scaduti/in scadenza oppure quanto è la media dei documenti scaduti e quanto il fornitore ci mette per caricare il nuovo documento. Inoltre, è presente una sezione nella quale è possibile aprire delle segnalazioni, sul singolo fornitore oppure sul lavoratore di quel fornitore. Queste segnalazioni possono essere segnalazioni di Non Conformità Generale - Sicurezza - Ambiente - Mancato Infortunio - Infortunio indicando la gravità della non conformità riscontrata; in modo da poter stampare un resoconto completo di quali segnalazioni sono state emesse in un arco di tempo selezionato sul singolo fornitore.
✓ Report statistici sulla qualità dei documenti sui singoli fornitori
✓ Report statistici sulla sensibilizzazione alla Sicurezza da parte del singolo fornitore
✓ Creazione di segnalazioni di Non Conformità sull’azienda o lavoratore
✓ Registro di tutte le segnalazioni create
✓ Possibilità di creazione di report specifici in un arco di tempo
✓ Indicizzazione del fornitore
I MIEI CANTIERI
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Questo modulo permette di aprire i propri cantieri, assegnare gli utenti che possono vedere i singoli cantieri e inserire tutte le informazioni utili ai fini della sicurezza.
✓ Creazione dei propri cantieri
✓ Personalizzazione accesso al cantiere per ogni utente
✓ Indicazione delle figure della sicurezza con relative informazioni
✓ Gestione di tutta la documentazione inerente al cantiere
✓ Assegnazione dei fornitori come subappaltatori
✓ Assegnazione di Personale, Automezzi, Attrezzature, ecc. a uno o più cantieri
BASKET DOCUMENTALE
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Un vero e proprio archivio temporaneo nel quale inserire i documenti da inviare ai relativi Coordinatori della Sicurezza e Responsabili dei Lavori e gestire l’invio direttamente dal portale con la registrazione di ogni attività per risalire a ciò che è stato fatto.
✓ Creazione di basket documentale dove inserire i documenti
✓ Invio dei documenti tramite creazione di link
✓ Invio di e-mail al destinatario direttamente dal portale
✓ Gestione in cartelle separate di tutti i documenti
✓ Rinomina automatica dei documenti con il nome effettivo
✓ Tracciamento di invio, apertura e scarico dei documenti inviati
✓ Cronologia eventi eseguiti sul singolo basket documentale
D.U.V.R.I.
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Possibilità di gestire i propri DUVRI con l’assegnazione del fornitore che svolgerà il lavoro e la relativa gestione documentale.
✓ Creazione e gestione dei propri D.U.V.R.I.
✓ Assegnazione dei fornitori
✓ Autorizzazione all’inizio lavori con richiesta di firma da parte del fornitore
SEDI
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Creazione di più sedi e gestione di ogni singola sede tramite un’interfaccia dedicata.
✓ Creazione di più sedi
✓ Gestione di ogni sede in modo autonomo
✓ Assegnazione di utenti alle singole sedi
✓ Personalizzazione delle sedi in base alle necessità
✓ Inserimento di tutte le figure interessate alle singole sedi
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